Un PMS hotelero (Property Management System o sistema de gestión de la propiedad) es el software central de un hotel. En él se registran las reservas, se hace el check-in y el check-out, se factura al huésped y se controla en tiempo real el estado de cada habitación. Todo el resto de herramientas del hotel se conectan a él.
En esta guía verás qué hace exactamente un PMS, qué módulos suele tener, cómo lo usa el departamento de pisos en el día a día y qué sistemas PMS se utilizan en hoteles españoles. Si lo que buscas es comparar programas para elegir uno, lo tratamos aparte en nuestra guía sobre programas de gestión hotelera y cómo elegir uno.
Puntos clave – PMS significa Property Management System. En hotelería es el sistema que centraliza reservas, recepción, facturación y estado de las habitaciones. – No es solo una herramienta de recepción: pisos, mantenimiento, dirección y revenue trabajan sobre los mismos datos. – Para el departamento de pisos, el PMS marca qué habitaciones hay que limpiar, en qué orden y cuándo se pueden vender. – En España conviven PMS internacionales (OPERA Cloud, Mews, Cloudbeds, Protel, SIHOT) y desarrollos nacionales (Prestige, Avalon, Noray, Ulyses Cloud, Avirato, entre otros). – El PMS es el centro del ecosistema: channel manager, motor de reservas, RMS y TPV se integran con él.
Qué es un PMS hotelero
Un PMS hotelero es el programa que gestiona la operación diaria de un alojamiento: inventario de habitaciones, reservas, llegadas y salidas, cuentas de los huéspedes, facturación y estado de limpieza de cada habitación. A diferencia del channel manager o del motor de reservas, que cubren una tarea concreta, el PMS es la base de datos única sobre la que trabajan todos los departamentos del hotel.
Hace años el PMS era un programa instalado en el ordenador de recepción. Hoy muchos proveedores lo ofrecen en la nube, accesible desde el móvil o una tablet, lo que ha cambiado sobre todo el trabajo de pisos y mantenimiento.
Para qué sirve un PMS en un hotel
Un PMS sirve para que todo el hotel trabaje con la misma información y en tiempo real. Sus funciones básicas son:
- Reservas. Registra cada reserva, sea directa, por teléfono o llegada desde una agencia online, y descuenta la habitación del inventario disponible.
- Recepción: check-in y check-out. Asigna habitación, registra los datos de los huéspedes y cierra la estancia a la salida.
- Registro de viajeros. En España, los alojamientos deben comunicar los datos de los huéspedes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en un plazo máximo de 24 horas (en la mayoría de comunidades, a través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior), según el Real Decreto 933/2021. Muchos PMS generan y envían estos partes de forma automática.
- Facturación y cuentas. Carga en la cuenta del huésped el alojamiento y los consumos (restaurante, minibar, spa) y emite la factura.
- Estado de habitaciones. Indica en todo momento si una habitación está ocupada, libre, sucia, limpia o bloqueada.
- Informes. Calcula ocupación, ADR o tarifa media diaria y RevPAR, además de listados de llegadas, salidas y previsiones.
Con un PMS, cuando recepción cambia un dato, pisos lo ve al instante, y al revés.
Módulos habituales de un PMS hotelero
Cada fabricante organiza su software a su manera, pero casi todos los sistemas PMS comparten estos bloques:
| Módulo | Qué hace | Quién lo usa |
|---|---|---|
| Reservas | Crea, modifica y cancela reservas; controla el inventario y las tarifas | Reservas, recepción |
| Recepción (front desk) | Check-in, check-out, asignación de habitaciones, cambios de habitación | Recepción, jefe de recepción |
| Housekeeping / pisos | Estado de limpieza de cada habitación, asignación de tareas, incidencias | Gobernanta, camareras de pisos |
| Mantenimiento | Averías, bloqueos de habitaciones, órdenes de trabajo | Mantenimiento, gobernanta, recepción |
| Facturación y caja | Cuentas de huésped, facturas, cobros, cierre diario | Recepción, administración |
| Perfiles de cliente (CRM) | Historial, preferencias y datos de contacto de cada huésped | Recepción, marketing, dirección |
| Informes | Ocupación, ADR, RevPAR, previsiones, producción por canal | Dirección, revenue manager |
| Auditoría nocturna | Cierra el día, carga las estancias y genera los informes diarios | Recepción de noche |
No todos los hoteles usan todos los módulos. Un hotel urbano pequeño puede trabajar solo con reservas, recepción, facturación y pisos.
El PMS hotelero y el departamento de pisos
Los artículos de los fabricantes suelen hablar del PMS desde recepción. Pero si hay un departamento que depende del PMS para organizar su jornada, es el de pisos. Así funciona en la práctica.
Los estados de habitación
El PMS asigna a cada habitación un estado de ocupación (ocupada o libre) y un estado de limpieza. Los nombres cambian según el sistema, pero los más habituales son:
| Estado | Qué significa | Qué implica para pisos |
|---|---|---|
| Sucia | El huésped ha salido o la habitación necesita servicio | Entra en la lista de trabajo del día |
| Limpia | La camarera ha terminado la habitación | Pendiente de revisión, según el procedimiento del hotel |
| Inspeccionada | La gobernanta o supervisora la ha revisado y da el visto bueno | Recepción ya puede asignarla a un huésped |
| Fuera de servicio | Bloqueada temporalmente por una incidencia menor | No se vende ese día, pero cuenta en el inventario |
| Fuera de orden | Bloqueada por una avería o una reforma | Se retira del inventario disponible hasta que se repare |
La clave está en el paso de limpia a inspeccionada. En muchos hoteles, recepción solo entrega habitaciones inspeccionadas. Si pisos no actualiza el estado a tiempo, el huésped espera en el lobby aunque la habitación esté lista desde hace una hora.
La asignación de habitaciones a las camareras
Cada mañana, la gobernanta parte de la información del PMS: salidas previstas, clientes que continúan, llegadas del día y peticiones especiales (cuna, cama supletoria, llegada temprana). Con eso reparte las habitaciones entre las camareras de pisos.
Muchos PMS permiten hacer este reparto en el propio sistema, equilibrando cargas por salidas, clientes y planta. Cada camarera ve su lista en el móvil, con prioridad para las salidas que ya tienen llegada asignada.
La comunicación entre recepción y pisos
El PMS sustituye buena parte de las llamadas y los papeles entre recepción y pisos:
- Recepción marca una llegada prioritaria y la habitación sube en la lista de la camarera.
- La camarera marca la habitación como limpia desde el móvil y la gobernanta recibe el aviso para revisarla.
- Si detecta una avería, abre una incidencia de mantenimiento y, si hace falta, la habitación pasa a fuera de servicio.
- Recepción ve en su pantalla, sin llamar a nadie, qué habitaciones ya puede dar.
Esta comunicación solo funciona si todo el equipo actualiza el sistema en el momento. Un PMS con datos atrasados puede ser peor que no tenerlo, porque recepción decide sobre información que ya no es cierta.
El informe de la gobernanta
Al final del turno, la gobernanta cruza lo que ha visto en las plantas con lo que dice el PMS. Es el llamado informe de discrepancias: habitaciones que el sistema da como ocupadas y están vacías, o al revés. Detecta salidas no registradas, huéspedes que no han dormido en la habitación o errores de facturación.
El PMS también da los datos con los que se mide el departamento: habitaciones por camarera, incidencias abiertas y habitaciones bloqueadas. Si quieres ver cómo se organiza el departamento en conjunto, lo explicamos en nuestra guía sobre el housekeeping en hoteles.
Ejemplos de PMS hoteleros usados en España
Estos son algunos sistemas PMS con presencia en hoteles españoles. Las descripciones resumen lo que cada fabricante indica en su web oficial (consultadas el 3 de octubre de 2026). El orden es alfabético y no supone una valoración.
- Avalon (Antfor). Gestión integral orientada a cadenas hoteleras vacacionales, urbanas o mixtas. Incluye módulo de pisos y personal.
- Avirato. PMS en la nube que integra motor de reservas y channel manager. Se dirige a hoteles, apartamentos turísticos, hostales, casas rurales y campings.
- Cloudbeds. Plataforma en la nube que une PMS, channel manager y motor de reservas. Pensada para hoteles independientes, hostales, B&B y grupos pequeños.
- hotelgest. PMS para hoteles y apartamentos turísticos.
- Mews. PMS nativo en la nube para hoteles boutique, resorts, hostales, aparthoteles y cadenas.
- Noray Htl. PMS con gestión financiera integrada, dirigido a grandes hoteles y cadenas.
- Oracle OPERA Cloud. PMS en la nube de Oracle Hospitality, muy implantado en grandes cadenas internacionales y hoteles de alta categoría.
- Prestige. PMS en la nube orientado a cadenas y grupos hoteleros, también a hoteles independientes. Incluye app de housekeeping.
- Protel (Planet). PMS de origen alemán, hoy dentro de Planet, con versión en la nube.
- SIHOT. PMS modular para hoteles urbanos, resorts, hoteles MICE y cadenas.
- Ulyses Cloud (Tesipro). PMS en la nube para hoteles independientes y grupos hoteleros.
No existe un PMS que sirva a todos los hoteles: un hotel de 30 habitaciones y una cadena de resorts tienen necesidades muy distintas. Los criterios para decidir los repasamos en nuestra guía sobre cómo elegir un programa de gestión hotelera.
PMS hotelero en la nube o instalado
Hoy conviven dos modelos. Algunos fabricantes ofrecen ambos.
| PMS en la nube | PMS instalado (on-premise) | |
|---|---|---|
| Dónde se aloja | Servidores del proveedor | Servidor propio del hotel |
| Acceso | Navegador, móvil o tablet desde cualquier lugar | Equipos de la red del hotel |
| Pago | Suscripción periódica | Licencia y mantenimiento |
| Actualizaciones | Automáticas, las hace el proveedor | Las gestiona el hotel o su informático |
| Uso en pisos | Camareras y gobernanta actualizan estados desde el móvil | Suele depender de terminales fijos o apps adicionales |
| Dependencia | Necesita conexión a internet estable | Funciona aunque falle internet, dentro de la red local |
Para el departamento de pisos la diferencia es práctica: con un PMS en la nube, la camarera cambia el estado de la habitación en el momento en que la termina, sin bajar a la office ni llamar a recepción.
Cómo se integra el PMS hotelero con el resto del software
El PMS es el núcleo, pero no trabaja solo. Las integraciones más habituales son:
- Channel manager. Sincroniza disponibilidad y precios con las agencias online y devuelve al PMS las reservas que entran por ellas.
- Motor de reservas. Vende directamente desde la web del hotel y vuelca cada reserva en el PMS.
- RMS (Revenue Management System). Lee la ocupación y el histórico del PMS y propone precios.
- TPV de restauración. Carga los consumos de bar y restaurante en la cuenta de la habitación.
- Cerraduras y check-in online. Generan llaves o recogen los datos del huésped antes de llegar.
Cuanto mejor integrado esté, menos datos se teclean dos veces.
Preguntas frecuentes sobre el PMS hotelero
¿Qué significan las siglas PMS en hotelería?
PMS significa Property Management System, en español sistema de gestión de la propiedad. Es el software que centraliza reservas, recepción, facturación y estado de las habitaciones de un alojamiento.
¿Qué es un PMS y para qué sirve?
Sirve para gestionar reservas, hacer el check-in y el check-out, facturar, controlar qué habitaciones están limpias o sucias y obtener informes de ocupación, ADR y RevPAR.
¿Cuál es el mejor PMS hotelero?
Depende del tamaño del hotel, sus procesos y el software con el que deba integrarse. Repasamos los criterios en nuestra guía sobre cómo elegir un programa de gestión hotelera.
¿Qué ejemplos de PMS hoteleros hay en España?
Algunos sistemas usados en España son Oracle OPERA Cloud, Mews, Cloudbeds, Protel, SIHOT, Prestige, Avalon, Noray Htl, Ulyses Cloud, Avirato y hotelgest.
¿Un hotel pequeño necesita un PMS?
Sí, en la práctica. Aunque tenga pocas habitaciones, necesita controlar reservas de varios canales, facturar y enviar los partes de viajeros, algo que un PMS automatiza. Hay PMS en la nube pensados para alojamientos pequeños, con pago por suscripción.
Conclusión
- Un PMS hotelero es el sistema central del hotel: reservas, recepción, facturación, estado de habitaciones e informes.
- Sus módulos dan servicio a casi todos los departamentos, no solo a recepción.
- Para pisos, el PMS es la lista de trabajo diaria. Actualizar a tiempo los estados de habitación decide cuándo se puede vender cada una.
- Hay muchos PMS en el mercado español. La elección depende del tipo de establecimiento, no de un ranking.
Un PMS solo es tan bueno como los datos que recibe. En la externalización de pisos de Grupo Ummana, nuestro equipo trabaja sobre el PMS del hotel: recibe la asignación diaria, actualiza los estados de habitación en tiempo real y comunica las incidencias para que recepción sepa en cada momento qué puede vender. Cuéntanos qué PMS usáis y te explicamos cómo se integraría nuestro equipo de pisos. Respondemos en menos de 24 horas.